スカウトメール代行とは？企業選定で気を付けるポイントやメリットを解説

スカウト代行のサービス内容

スカウト代行サービスに依頼できる内容は、スカウトメール送信に関わる業務すべてです。またその他にも、企業によっては採用戦略の設計に伴走してもらえたり、カジュアル面談の代行まで依頼できたりする場合があります。

依頼できる内容は企業ごとに異なるので、依頼前に必ず確認しておきましょう。

採用戦略設計

スカウト業務に取り掛かる前に、まず採用活動の基盤となる採用戦略を固めておく必要があります。

採用戦略の設計には、採用計画の策定、採用したい人物像を定めるペルソナ設計やCXの設計などが含まれます。ここで設計したペルソナをもとに、媒体選定や文面作成を行ったり、採用計画に基づいて目標スカウト数を決定したりすることとなります。

採用戦略を立て直すことで、採用活動が大きく改善する場合もあるため、採用活動がうまくいっていない企業さまや、ノウハウが乏しく採用活動のどこから改善したらいいのかわからないといった企業さまには、特にこのフェーズから依頼することがおすすめです。

媒体選定

戦略設計で設定した、または既に設計していたペルソナをもとに、スカウト媒体を決めていきます。

ダイレクトリクルーティングの媒体には、新卒に特化したもの、若手向け、ハイクラス向け、エンジニア特化などさまざまな種類があります。媒体の特色や強みを比較した上で選定していくこととなります。

どの媒体を選ぶかで、ダイレクトリクルーティングの成否は大きく変わってくるので、ここは慎重に自社に合ったものを見極めることが重要です。

ダイレクトリクルーティングサービスの使用経験がなかったりノウハウがあまりなかったりする場合は、見極めを代行に依頼することがおすすめです。営業担当は、自社媒体を勧めざるを得ないので、その情報を鵜呑みにせず営業担当から得た情報をもとに多角的に検討する必要があります。しかし、見極めに慣れていないと適切な判断は難しいです。そんな際にも、採用への深い知見を持ったスカウト代行に媒体を依頼することで、より良い判断を行うことができます。

求人票作成

ダイレクトリクルーティングを行う際には、スカウトを送った人材に見てもらうための求人票を用意しなければなりません。

選定した媒体のフォーマットに合わせて、設定したペルソナの心に響きそうな求人票を作っていきます。また、媒体のカラーや転職潜在層に向けたものか顕在層に向けたものかによっても、適した求人票のかたちは変化します。

豊富なノウハウを持つスカウト代行企業に任せて、候補者に届く求人票を作っていきましょう。

スカウトテンプレート作成

求人票と同じく、ペルソナや媒体に合わせてスカウト文面も作っていきます。スカウトの返信率を上げるためには、一度送って終わりではなく、訴求内容を変えて何通か同じ人にスカウトを送ってみることも効果的です。とはいえ、連日送ってしまってはしつこいと思われてマイナスイメージに繋がるため、適切な期間を空けて送信する必要があります。

こうしたどの程度の期間を空ければいいのかといった事柄や、適した訴求方法なども考慮した上で、スカウト文面を作成してもらうことができます。

作成してもらう際に、文面のアウトプットをもらうだけでなく、その際の考え方なども聞いておくと自社のノウハウ蓄積にも繋がり一石二鳥です。

候補者選定

採用要件やペルソナをもとに候補者を検索し、そのなかからスカウトを送る候補者を選定していきます。

スカウト代行担当者が選定した候補者を採用担当者がチェックした上で送信したり、チェックなしでそのまま送信したりとフローは企業により異なります。ただ、スカウト代行サービスを利用し始めたばかりの頃は認識のズレが生じやすいため、すり合わせも兼ねてチェックしたから送信というフローを取るのがベターです。

スカウトメッセージの送信

作成したスカウトテンプレートをもとに、一人ひとりの候補者に合わせたカスタマイズを加えながら送信していきます。

同じ内容でも、送る時間や曜日によって開封率や返信率が変わってくることがあります。スカウト代行担当者であれば、こうしたノウハウも多く持っているので、もっとも効果的な時間を中心に送信してもらうことが可能です。

日程調整などの候補者対応

スカウトの返信が来たあとの日程調整や候補者対応についても、スカウト代行に依頼することができます。日程調整ツールなどを使うことで、面談日時を伝え間違えたり伝え漏れたりといった連携ミスも回避することができるので、積極的にツールを使いつつスカウト代行担当者と連携を取っていきましょう。

カジュアル面談代行

依頼する企業によっては、カジュアル面談の代行まで依頼することも可能です。面談工数を減らせるのはもちろんのこと、スカウト代行担当者の面談に同席して、カジュアル面談ノウハウを蓄積するというように、新入社員などの学びのために利用することも可能です。

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スカウト代行サービスを利用している企業

スカウト代行サービスを利用している企業には、いくつかの共通点があります。

これから紹介する4つのうち、ひとつでもあなたの会社が当てはまっている場合は、スカウト代行を使うことで採用活動の成功に近付ける可能性が高いです。

この機会にスカウト代行サービスの利用を検討してみるのもよいでしょう。

スカウトに割くリソースが足りていない

まず、ひとつ目の特徴は、スカウト業務に使える人的リソースが足りていないことです。

スカウト代行のサービス内容からもわかるように、スカウト業務のなかにはさまざまなタスクが含まれています。そしてもちろんですが、工数も大きくなってしまいます。さらに、採用担当にはスカウト以外の採用広報などの業務もあり、スカウトだけにリソースを集中させるのが難しい面があります。

また、年中採用活動をしているわけではなく、特定の時期だけ採用活動を行っている場合もあります。こういった企業では、採用担当者はいるもののほかの業務と兼任しているなど、専任の採用担当者がいないことも珍しくありません。

このように、スカウト業務の工数が大きいことや専任の担当者がいないことから、スカウトに割くための十分なリソースを確保できないことも多いです。そのような企業で、スカウト代行サービスはよく利用されているのです。

スカウトに関するノウハウが不足している

ふたつ目の特徴は、スカウトに関するノウハウが十分でないことです。

これまであまり採用に力を入れてこなかったり新入社員が多かったりする場合、社内に採用やスカウトへのノウハウが十分に蓄積されていないことがあります。

このような企業が採用を成功させるために、スカウト代行のノウハウに期待して代行を依頼することもよくあります。担当者の業務を行う様子に学ぶことがたくさんあるのはもちろんですが、スカウト代行を利用すれば、採用へのアドバイスをもらえることもあるため、自社の採用力向上にはよい手法です。

母集団形成がうまくいっていない

母集団形成がうまくいっていない企業も、スカウト代行を利用していることが多いです。

応募が少ない状態を改善するために、自社でのスカウトだけでなくスカウト代行のリソースも使うことで、スカウト送信数をさらに増やして応募者増加を図るのが目的です。

また、スカウト代行のノウハウを活用して、文面やターゲット選定を見直すことで母集団形成が改善される可能性も高いです。この二つの目的から、母集団形成がうまくいっていない企業がスカウト代行を利用することも多いです。

スカウト代行サービスのメリット

スカウト代行サービスにはさまざまなメリットがありますが、なかでも大きなメリットが4つあります。

工数を削減して採用担当者の負担を減らせる

スカウト媒体をうまく運用し、ダイレクトリクルーティングを成功させるには大きな工数が必要です。

その一方で、採用にはダイレクトリクルーティングのほかにも、採用広報、面談や面接、エージェントコントロールなど幅広い業務があります。また、採用担当者は採用だけを行っているわけではなく、制度設計や労務といった他の人事業務や、広報などの人事以外の業務を担当していることもよくあります。

こうした状況では、採用担当に大きな負担がかかってしまい採用担当自身が疲弊してしまう危険性が高いです。採用担当が疲れてしまい、採用活動がうまくいかなくなったり最悪の場合、離職してしまったりということがあれば本末転倒となってしまいます。

スカウト代行を利用することで、工数や負担を減らし、採用担当が疲弊するのを防ぐことができます。

ノウハウが得られる

スカウト代行サービスの担当者は、さまざまな企業の採用活動に携わっており、採用の最新動向や他社事例を含めた豊富なノウハウを持っています。

スカウト代行を利用することで、このようなノウハウを吸収することができます。特にスカウト代行の担当者が採用に関する壁打ちを行ってくれる場合は、さらにノウハウを蓄積しやすいです。

スカウト代行を通じてノウハウの蓄積を目的とする場合は、壁打ちを行ってくれる企業を探すのがおすすめです。

知見が少なくても成功しやすい

先述の通り、スカウト代行の依頼先はスカウト送信に関する豊富な知見を持っています。

そのため、自社内でのダイレクトリクルーティングの経験や知見がなくとも、ダイレクトリクルーティングを成功させられる可能性が高まります。ハイクラスや専門的な知見を持った人のようなダイレクトリクルーティング以外での採用が難しい人材を採用したいものの、知見がないといった企業さまは、スカウト代行を利用することで成功を納められるかもしれません。

PDCAを回しやすい

社内でスカウト送信を行っていると、多忙ゆえに振り返りやデータ分析が十分にできないこともあるのではないでしょうか。

一方で、スカウト代行を利用すると、代行の結果報告として数値レポートが上がってくることがほとんどです。それを利用することで、自社でスカウト送信を行うよりもPDCAを速く回していけるのです。

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自社に合う企業の見つけるための準備

自社に合う企業を見つけるためには、まずは自社が企業に求める基準を明確化しないと、適切に選ぶことができません。ここでは、自社の基準を明確にするための方法を、3Stepで紹介します。

1.代行に任せたい内容を洗い出す

最初に、代行にどんな業務を任せたいのかを洗い出しておきましょう。

スカウト代行に依頼できる業務のうち、採用戦略の設計や面談の代行はすべての企業に依頼できるとは限りません。このような深い採用知見が求められる業務は、採用コンサルティングを行う企業でしか行っていないことがほとんどです。

そのため、採用戦略の設計も依頼したいのであれば、採用コンサルティングを選んだ方がよいといったように、任せたい業務によって選ぶべき企業も決まってきます。また、スカウト代行業者のリソースによって、任せられる業務量も変わっている可能性があります。

洗い出しの際は、下記3つの観点から業務を洗い出していくのがおすすめです。

どの業務をどの程度アウトソーシングしたいのか（例：スカウトの送信のみ、ターゲット選定とスカウトの送信、戦略の設計から効果検証まですべてなど）
どのくらい工数が足りてないのか（例：〇時間分／社員〇人分など）
どの程度ノウハウや知見を求めるのか（例：自社の知見が浅いのでノウハウを吸収したい／知見はあるのでとりあえず手を動かしてくれる人がほしいなど）

2.洗い出した内容をもとに自社が重視するポイントを整理する

依頼したい内容を洗い出せたら、次は自社が重視するポイントの棚卸しです。

例えば、なによりも質を重視して、スカウト代行担当者のレベルが高そうなところに依頼するのか、それとも、金額に対してどれだけ質が高いのか、いわゆるコストパフォーマンスを重視するのかといったことです。また、とにかく費用を抑えたいという場合もあるでしょう。

金額面以外にも、企業の実績や担当者との相性など、判断軸にはさまざまなものがあるはずです。そのなかで自社が重視したいのはどんな部分なのかを明確にしておきましょう。

3.依頼したい企業のBest、Better、Nomalをまとめる

ここまで整理したものをもとに、企業選びの基準をコスト面、質面などの切り口別にBest、Better、Nomalにわけて表にまとめておきましょう。

理想的な状態をBest、満たしてもらえたらうれしい条件をBetter、必須条件をNormalで設定していきます。

併せて、Step2で決めたもっとも重視したい項目がわかるようにまとめておくと、手早く判断しやすいです。

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自社に合う企業の見つけ方5選

自社の重視している部分に対して強みがあるかどうかヒアリングする

準備の段階で整理した自社が重視する項目に対して、依頼先候補の企業が強みを持っているのかどうかはヒアリングしておきましょう。特に採用戦略設計などの高い知見が必要になり、かつ採用活動の基盤となることを重点的に依頼したい場合は、依頼先が戦略設計に対して強くないとその後の採用活動自体がうまくいかなくなってしまう恐れもあるので、注意が必要です。

サイトなどに強みがあると書いていることもありますが、スカウト領域に特化しているサービスではない場合は、そこまでスカウトについては詳細に書いていない場合が多いです。そのため、具体的なヒアリングをしないのは、いざ導入してみたら思っていたのと違っていたという結果を招く危険性があります。

スカウト代行を成功させるためには、サイトに書いてあるから、誰かが言っているからとここが強いのだろうと勝手に判断せず、きちんと営業担当者に確認しておくことが必要です。

また、金額やコストパフォーマンスの部分もしっかり確認しておくのがベターです。コスト面は後にトラブルにもなりやすい事柄なので、事前にすべてをクリアにしておくのが今後のためになります。金額に対して量を担保してくれるか、金額に見合った質で業務を行ってくれるのか、質×量のふたつの観点で確認しておきましょう。

採用したい職種に対しての標準化されたナレッジ保有者(採用担当者)がいて壁打ちできるかを確認する

スカウト代行を行う企業には、スカウトを送信するターゲット選定やスカウトの送信は行ってもらえるものの、相談に乗ってもらったり壁打ち相手になってもらうことが難しい企業もあります。

例えば、採用コンサルティング企業ではない一般的な代行事業者の場合、会社の体制によっては、スカウト代行の担当者が具体的な採用のノウハウを持っておらず、採用のノウハウを聞くことができないこともあります。

実際に業務を行ってくれるスカウト代行の担当者やアウトソーシング先の社内には採用のナレッジがどの程度あるのか、なにか課題が発生した際は採用活動の相談に乗ってもらえるのかは事前に確認しておくのがベターです。

採用活動の壁打ちが可能だとしても、スカウトのプランには採用に関する相談やアドバイスが入っていないことがあるのにも注意が必要です。このようにアドバイスがプランに入っていない企業に依頼する場合、アドバイスを受けることはできますが、そのためには別途料金が発生することとなります。

料金についての認識の齟齬により、万が一トラブルとなれば、スカウト代行先との関係性の悪化が生じて採用活動にも支障がでてきてしまう可能性もあります。スカウト代行先と円満な関係性を築き、採用活動を成功させるためにも、採用の相談ができるのかだけでなく、その場合の料金についても確認しておきましょう。

実行者とフロントに立つ人が同一か確認しておく

スカウト送信や媒体運用といった実際の採用業務を行う人と、自社とのやり取りにおいてフロントに立つ人が同じであるかどうかは、小さなことに思えるかもしれませんが、実は重要なポイントです。

日々の業務や日常生活で誰かに伝言を頼んだ際、意図が正しく伝わっていなかったり、そもそも伝言が忘れられていたりといった経験は、多くの人が持っているのではないでしょうか。

実行者と日々やり取りをする人が別の人物の場合、あなたの経験にもあるようなかたちで認識の齟齬が起きてしまう可能性があります。伝えたかったことがうまく伝わらず、思うような採用活動ができなくなってしまうかもしれません。採用活動では候補者のインサイトなどの細かいニュアンスが重要になることも多く、意思疎通がうまくいかないと採用活動に支障が出てしまうこともあります。

さらに、実行者との意思疎通だけでなく、候補者とのコミュニケーションも難しくなります。多くの人を間に挟むことで、候補者の細かい欲求や不安に思っていることが取りこぼされてしまいます。一つひとつは細かいことでも、積み重なれば入社の意思決定に影響してくることもあります。

また、意思疎通以外にも、PDCAが回しづらくなることも問題点のひとつです。

実行者とコミュニケーションが取れないため、進捗共有や課題の特定をするのにもタイムラグが発生することとなり、スピード感を持ってPDCAを回していくことが難しく、それぞれのタイミングで必要な施策も打てなくなってしまいます。

このような数々の理由から、採用業務の実行者とフロントは同一であることがベターです。

支援実績を確認しておく

実績については、自社に近い企業での実績を持つ企業に依頼した方が、スカウト代行が成功しやすい傾向にあるため、できるだけ自社と同じ業界・業態や規模の企業での実績があるところに依頼するのがおすすめです。

実績はサイト上で公開されていることの方が多いですが、もし公開されていない場合であっても尋ねれば教えてもらえることがほとんどですので、必ず確認しておきましょう。

スカウト代行を個人事業主に依頼するときは注意する

フリーランスやパラレルワーカーなどの個人事業主にスカウト代行を依頼する際には、確認しておきたい点があります。

それは、有料職業紹介事業許可を持っているか否かということ。ここをきちんと確認していなかった場合、知らないうちに法に違反してしまう危険性があります。

実は、スカウトの送信のような”労働者の募集”に関わる業務を企業から委託された人が行う場合、有料職業紹介事業許可のような厚生労働大臣の許可が必要である、と職業安定法により定められています。

スカウト代行や採用代行を専門的に行っている法人の場合は、ほぼすべての企業が有料職業紹介事業許可を取得していますが、フリーランスの場合は有料職業紹介事業許可を持っている人は少ないのが現状です。

スカウト文面の作成や求人票の作成といったスカウト送信のための準備を依頼するのであれば問題はないでしょうが、実際にスカウトを送信する候補者を選定したり、候補者にスカウトを送信したりといった業務を依頼したい場合は、有料職業紹介事業許可を持っていることを確認しておきましょう。

依頼するのが企業の場合も確認しておくのがベターですが、フリーランスの場合は特に注意が必要です。

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スカウト代行ならHeaR

今回はスカウト代行について解説してきました。

スカウト代行では、スカウト業務をまるごと依頼できるだけでなく、戦略設計などの採用の上流工程の見直しからも依頼することができます。そのため、単純に工数が足りていない企業や母数団形成がうまくいっていない企業だけでなく、採用ノウハウがない企業でもスカウト代行は活用されています。

スカウト代行企業を選ぶ際は、自社が依頼したい業務を整理した上で、そのニーズに合う企業を適切に選ぶことが必要です。本記事にも記載したおすすめ企業を参考に、貴社に合った企業を見つけていただければ幸いです。

HeaRでは、100社以上の採用コンサルティングノウハウを活かして、スカウト代行も行っています。独自のHeaRメソッドを活用して、戦略などの上流設計から、ターゲット選定、スカウト送信、送信後の効果検証まで一気通貫でおまかせいただけます。また、採用活動全体に関するお悩みをご相談いただくことも可能です。

「工数を減らすだけでなくノウハウを蓄積したい」「スカウトだけに限らず、採用に関する相談もできるスカウト代行担当者が望ましい」という採用担当者さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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