併せて、選考手法の多様化が採用担当者の負担を増大させています。
業務過多で忙しい人事・採用担当者の方からは以下のような声が挙げられます。
- 状況改善はしたいが、忙しすぎて余裕がない。
- ツール・手法が多すぎて選ぶことができない。
- スキルの見極めに工数がかかり、ミスマッチも発生している。
そんなお悩みを解消するべく、激務を効率的に解消する方法をまとめました。
忙しい、激務に悩んでいる人事・採用担当者の方はぜひご一読ください。
また、記事をまとめたホワイトペーパーもご用意しております。時間がない方はぜひこちらをダウンロードしていただき、後ほどゆっくりとご覧いただければと思います。
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忙しくなる要因
まずは採用担当が忙しくなってしまう要因をピックアップしてみました。主な要因でお声をいただく要素としては以下が挙げられます。
- 選考手法の多様化
- 人手不足
- スケジュールの不確実性
■選考手法の多様化
こちらは前述した通りではありますが、選考手法が多様化しています。
その管理や新しい手法の導入に工数がかかり、結果として忙しくなる採用担当者が増えています。
■人手不足
人事や採用の部署は少人数で担当していることが多くなっています。
時期によって忙しさの強度は変わるものの、人事・採用担当者は増えるわけではないので、工数過多になることが多いです。
■スケジュールの不確実性
候補者の日程調整が多発したり、変更も多くなるのが採用・人事担当の忙しいポイント。
また、採用面接も不確実な予定として入ってくるため、面接が多くなる時期は自分の予定を設定しにくい状況となります。
忙しい時期
人事・採用担当が忙しいタイミングも時期によって波があります。
新卒採用・中途採用のどちらを強化しているのかによっても変わります。
自分達の企業がどのタイミングで忙しくなるのかを把握して、適切にリソースを配分していきましょう。
■3~6月：新卒選考の繁忙期
ここは人事・採用担当の方が激務になるタイミングとして共通しているのではないでしょうか。
- 新卒採用が本格化する時期
- 新卒対応のための媒体運用・候補者対応が急激に増加
- 中途入社も合わせて動きやすいタイミング
- 4月入社の新卒対応も重なる時期
4月入社のタイミング、そして会社の区切りのタイミングなので業務がどうしても重なります。
どのように業務を配分していくか、社内や部署で早いうちから検討しましょう。
■8~10月：中途入社の繁忙期
中途入社においても、繁忙期があります。（あくまで目安です）
- 中途入社が転職に動きやすい時期（夏の賞与支給後など）
- 学生のサマーインターンなども重なる
- 10月には入社式など、内定者フォローも重なってくる
- 翌年の新卒採用計画も動き始めをする必要がある
入社式や入社式前後の内定者フォローの必要も出てきます。
また、翌年の新卒採用の準備なども始まるのでこの時期もずっと忙しいと感じている人事・採用担当者さんも多いのではないでしょうか。
■1~12月：通年採用の概念
最近は選考の早期化や時期の改変などが重なり、就活の開始時期があいまいになっています。
また、SNSなどを活用して就職活動をする学生も増えているため、常に対応をしている企業様も増えています。
- 通年採用の概念が浸透しつつあり、常に採用活動が活況
- インターン実施企業は計画まで考えると常にインターン対応が必要に
- SNS採用・DRなどを実施している企業は常に選考が動いている状態
選考の早期化や内定者のフォローなども加味すると通年が繁忙期となる可能性があります。
そのため、繁忙期だけの改善ではなく、採用業務自体を激務から改善することを検討することが大切です。
採用担当の工数を削減する手法3選
採用担当の工数を削減して忙しい状態や激務を解消する方法として、自動化・外注・定量化の3つの観点から紹介したいと思います。
自動化｜ATS（採用管理システム）
まず紹介したいのは、ATS（採用管理システム）です。
ATSはご存じの方も多いと思いますが、採用に関する煩雑な業務をまとめて管理するシステムです。
ATSによって求人管理や情報管理、選考管理、内定者管理を包括的にマネジメントできます。応募者がどの段階にいて、どのような評価を受けているか追跡します。
採用担当者の忙しい状況を解消するために、ATSでは以下のようなことができるようになっております。
■求人管理
求人をシステムで一括管理し、すべての求人の成果を可視化します。
■選考管理
選考における進捗や評価を管理し、すべての選考進捗を可視化します。
■情報管理
履歴書などの情報を管理し、大量の候補者情報を可視化します。
実際にATSツールを導入した企業さんの声を参考にすると、人事・採用担当者の忙しいを解消していることがわかります。
当時活用していた採用管理システムは、自動で集約されるデータが人材紹介会社経由の候補者のみでした。採用ホームページへの直接応募や、ほかの媒体経由の候補者はそれぞれ別の方法で管理しており、採用管理システムに情報を手入力して集約していました。当時は人事・採用担当が少なかったため、その作業に時間を取られて、候補者へのスピーディーな対応ができていませんでしたし、入力ミスも生じていたと思います。
このような状況を解消するべく、ATSを導入したところ、以下のような効果があったそうです。
採用状況の見える化により、改善すべき点がクリアになりました。導入以前は、採用がうまくいっていないポジションがあっても、どこに原因があるのか分析ができませんでした。今は、レポートを見て、応募経路やどの時期にどれくらいの応募があったのかがひと目で分かります。
（参照：https://hrmos.co/customers/ats/moneyforward.html）
このように、人事・採用担当者の忙しい業務内容によってはATSを導入して自動化することで、激務を解消することができます。
今回作成した資料では、さらに効果的にATSを活用するためのTipsを紹介しております。
資料にはATSだけではなく、次に紹介するRPOのTipsも紹介しております。
ぜひお時間がある時にご覧ください。
外注：RPO（採用代行サービス）
次に紹介するサービスが、RPO（採用代行サービス）となります。
こちらもすでにご存じの方も多いかと思いますが、企業の採用活動をノウハウや実績のある外部パートナーに委託するサービスです。
RPOサービスを行う企業は採用業務を委託され、依頼企業が求める人材の採用を成功へと導きます。そして採用担当の業務を本来集中すべき業務に割くことができます。
人事・採用担当が忙しい理由と内容によりますが、全てを外注するパターンと一部を外注するパターンがあります。
詳しくはRPOのおすすめについてまとめた記事がございます。
以下のリンクから、自社のお悩みにあったサービスを探してみてください。
【2022年最新版】採用代行（RPO）サービスの正解は？おすすめ10選を徹底比較！
まとめ
さて、ここまで3つのサービスを紹介してきましたが、いかがでしたか？
人事・採用担当者の方が忙しい、激務である状況は今後変わらないでしょう。
ツールも多様化しており、また採用の見極めなども難しくなっている現状のため、自社にあった手法を選択することが大事です。
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とはいえ、何から始めたらいいかわからない！何から手をつけたらいいかわかない！という担当者の方もいらっしゃるかと思います。
そんな方は、累計100社以上の採用コンサルティング実績を持つHeaRにぜひご相談ください！採用に関するお悩み、スキルの見極めに関するお悩みなど、ぜひお問い合わせください。
