採用代行(RPO)の具体的なサービス内容
応募者管理・日程調整
応募者管理や日程調整は、代行に依頼されることがもっとも多い業務のひとつです。自社に対する深い理解や特別な採用知見が必要な業務ではないため、細かいすり合わせをすることなく、すぐにでも依頼することができます。
具体的には、応募者やエージェントへの選考結果の連絡、選考の日程調整、ATSでの応募者管理などを依頼するケースが多いです。
応募者が多い企業は特に、この業務を依頼することでのインパクトが大きいです。工数の大幅な削減により、本当に取り組むべき業務にあたる時間が増えることが期待できます。
求人票の作成・求人媒体運用
募集ポジションが多いほど、求人票の作成や求人媒体運用の工数も膨大になります。そのため、募集職種が多い企業で、求人票の作成や媒体運用の代行依頼はよく行われています。
代行に依頼したばかりの頃は、採用要件やアピールポイントを逐一伝える必要があり、そのすり合わせや修正に工数がかかるかもしれません。しかし修正があるとしても、いちから自分で作るよりも大幅に工数を削減することができます。また、ある程度やり取りを重ねれば、修正やすり合わせの度合いも減ってくると思われるので、徐々に工数をさらに減らしていけるでしょう。
スカウト業務
スカウト業務の大部分をなしているのが、ターゲット選定と実際のスカウト送信です。
ターゲット選定においては、レコメンド機能があるダイレクトリクルーティングサービスもありますが、それだけでターゲット選定をすべてまかなうのは難しいです。さらに、スカウト文をカスタマイズしている企業も多いため、スカウト業務は採用担当の業務量のかなりの割合を占めています。
採用代行に依頼する場合、ターゲット選定のみ、ターゲット選定から送信まで丸ごと、など企業によって依頼の仕方はさまざまです。自社に合った依頼のかたちを見つけていきましょう。
エージェントコントロール
エージェントコントロールとは、エージェントとの取引をよりよいものにするために行う業務すべてです。選考結果の細かいフィードバックや自社の採用状況の共有、エージェント向け説明会の実施などが挙げられます。
求人媒体の運用や応募者対応と同じく、多くのエージェントを利用しているほどエージェントコントロールもヘビーになってきます。そのため、エージェントを数多く利用している企業の場合は、積極的にエージェントコントロールを代行に依頼していくことがおすすめです。
採用戦略設計
採用を抜本的に改革したい場合は、採用戦略設計を依頼することも可能です。
採用活動の基盤となる採用戦略を立て直すことで、これまでうまくいってなかった採用活動がうまく行き始めることもよくあります。現在の採用活動に課題を感じている場合は、採用代行の力を頼りながら採用戦略を立て直してみるのも一手です。
選考フロー・選考基準設計
選考フローや選考基準は、採用活動において重要な要素です。しかし重要なのにもかかわらず、自社のフローや基準が適切なのかを社内だけで判断するのは困難です。客観的な目線が欠けてしまいがちであったり、ほかの企業の取り組みを知るのが難しかったりするためです。
また、選考基準の設計には自社が求める人物要件の詳細な言語化が欠かせません。採用代行担当者のような外部の人に要件を伝えるために整理をすることで、言語化が進みやすい側面もあります。
採用活動の分析
採用代行を利用すれば、行った施策に関する報告をもらえます。それをもとにデータ分析を行えたり、データ分析まで採用代行企業がやっている場合も。社内で施策を行っていると、日々の業務に追われて振り返りや分析まで手が回らないことも多くあるでしょう。そのような場合にも、採用代行を利用することで採用活動の効果検証を行うことができるのです。
採用代行(RPO)のメリット
工数を削減してやるべきことに集中できる
多くの企業が採用代行を導入する目的としているのが、工数を削減することです。
日程調整やスカウト業務といった工数を圧迫しがちな採用業務を外部に委託することで、工数や人事担当の負担を大幅に減らすことができます。その結果、本来取り組むべき業務に取り組むことができるようになるのです。
例えば、スカウト送信や候補者対応に追われていると、選考フローの改善や選考内容のブラッシュアップ、新しい採用施策の立ち上げのような、時間をかけて取り組む業務がどうしても後回しになってしまいがちです。特にこうした業務は、アイデアを出したり手法の忠さをじっくり考えることが必要になるため、アイデアや明晰な思考を生み出すための心の余裕も必要になってきます。
採用代行を導入することで、時間やリソースはもちろんのこと、それに伴って精神的にも余裕が生まれてきます。そのため、ここで挙げた選考フローの改善や新規採用施策などのような、緊急性は高くないものの重要である業務に取り組み、採用活動をよりよいものに進化させていくことができるのです。
自社にないノウハウを得られる
採用代行の担当者は、自社以外の採用活動にも携わっており、幅広い企業の採用活動に関する知見を持っています。また、最新の採用市場動向についても情報をキャッチアップしています。特に採用コンサルティング企業の場合は、一般的な採用代行事業者に比べて、質の高い知見を持っていることが多いです。
採用代行担当者とのやり取りや日々のちょっとした相談を通じて、採用代行担当者が持つ豊富な採用ノウハウを吸収することが可能です。社内の採用ノウハウが乏しいと感じられている企業さまの場合、積極的に採用代行担当者に相談をしたり、壁打ち相手となってもらったりすることで、採用力強化も図れます。
ただ採用業務を任せるのではなく、採用代行担当者が行う施策や行動の背景を尋ねたり、他社事例などを聞いてみたりしつつ、採用の考え方やノウハウを吸収していきましょう。
CXを改善できる
採用担当が日々の業務に圧迫されていると、選考結果や日程調整の連絡が遅くなってしまったり、候補者へのきめ細かな対応が出来なくなってしまったりすることがあります。その結果、CXの悪化に繋がっていることも。
しかし、採用代行を利用すれば、候補者対応のスピードや質を向上することができるようになります。こうした積み重ねでCXが改善し、ひいては内定率や内定受諾率の向上にも繋げられる可能性があるのです。
採用代行(RPO)のデメリット
認識のすり合わせが必要
採用代行を依頼する場合、初期のフェースでは認識のすり合わせが欠かせません。日程調整や候補者対応のような業務であれば、すり合わせも簡易的なもので済みますが、スカウト業務のような業務では、十分なすり合わせが必要になります。しっかりとすり合わせができていないと、送るべき人にスカウトを送れておらず機会損失となってしまうことも。また、反対にターゲットとズレた人にスカウトを送信してしまい、自社側も候補者側も無益な時間となってしまうかもしれません。
そのため、一定程度はすり合わせの工数が必要となることを念頭に置いた上で、採用代行を検討するようにしましょう。
すべてを任せてしまうと、社内にノウハウが蓄積されない
社内のノウハウが乏しいのにもかかわらず、採用代行に採用活動をすべて任せてしまうと、社内に採用ノウハウが蓄積されないままとなってしまいます。このままでは、採用代行無しでは採用活動を行えなくなってしまうかもしれません。
採用代行を依頼したあとも、採用代行担当者に逐次採用のトレンドについて共有してもらったり、ただすべてを任せるのではなく、採用活動におけるアドバイザーや相談役的な立ち位置で採用代行担当者に入ってもらうなど、社内でもノウハウをためられる仕組みを作っておきましょう。
求める正社員を採用できる採用代行(RPO)の選び方
採用BPOに依頼する内容を洗い出す
よい企業を選ぶためには、まず自社にとってのよい企業とはなにかを定義しなくてはいけません。そのための最初のステップとして、採用代行に依頼したい業務を洗い出します。
例えば、依頼したい業務に採用戦略設計のような高い専門性が求められる業務が含まれる場合、採用コンサルティング企業の方が依頼先として適しています。このように、任せたい業務によって選ぶべき企業も絞られるので、まずは何を依頼するのかを明確にしておくのがおすすめです。
3つの観点から業務を洗い出していくと、明確に依頼内容を整理できます。
- どの業務をどの程度アウトソーシングしたいのか
- どのくらい工数が足りないのか
- どの程度ノウハウや知見を求めるのか
企業選びで重視する項目を決める
続いては、自社がどんなことを重視して企業を選ぶのかを決めます。
上記で洗い出した業務のうち、重点的に依頼したい業務に強みがあるのか、コストや担当者との相性、実績などがよく使われる判断軸です。
例えばコスト面でいうと、とにかく最小のコストで依頼できる企業がいいのか、金額に関係なく質を追求していきたいのか、金額に対してどのくらいの業務をやってくれるかといった量、いわゆるコストパフォーマンスを重視して決めたいのかなどのパターンがあります。
このように企業を選ぶための観点ごとに、自社が求めることは何なのか、どんな基準で企業を見るのかをあらかじめ決めておくと、スムーズに会社選定を行うことができます。
実行者とフロントに立つ人が同一か
実際に採用代行業務を行う人と、自社とやり取りをする人が同じであるかは確認しておくのがおすすめです。
同じでない場合は、伝えたかったことが実行者にうまく伝わらず、候補者の意思決定に響いてしまうことも。さらに、現状共有にもタイムラグが生まれ、リアルタイムでの施策を打つのが難しくなるため、対応が後手後手に回ってしまう恐れもあります。
このようなことから、採用代行業務を実行する人とやり取りをする人物が同じである方が採用代行は成功しやすい傾向にあるため、必ず確認しておきましょう。
壁打ちや相談に対応してもらえるナレッジを持った担当者に入ってもらえるか
ノウハウの吸収や、採用活動に関する相談や壁打ちにも対応してもらいたいと考えている場合は、対応の可否を必ず確認しておく必要があります。企業によっては、ナレッジが不十分であったり、オペレーションしか対応していなかったりする場合があるからです。
また、壁打ちや相談に対応している企業であったとしても、採用代行のプラン外となり、別途料金が発生することもあるので注意が必要です。
壁打ちはできるのかだけでなく、その場合は料金は発生するのか、料金体系はどうなっているのかも事前に確かめておきましょう。
採用代行ならHeaR
今回の記事では、正社員を採用するための採用代行について解説してきました。
採用代行は、採用活動の工数が膨大で取り組むべき業務に手が回っていない場合や、外部の知見を取り入れて自社の採用活動をアップデートしたい場合に、おすすめの手法です。
採用代行では、日程調整や求人媒体の運用のような比較的すり合わせなしでも依頼しやすい業務から、採用戦略設計や選考フロー改善などの十分なすり合わせと強固な連携が必要な業務までさまざまなことを依頼できます。
依頼する企業を選ぶ際は、自社がどんなことを採用代行に求めるのか、どんな基準で選ぶのかといった点を明確にした上で企業選定に臨みましょう。
また、スカウト業務を依頼したい場合は、依頼先が有料職業紹介事業許可を取得している必要があるので注意が必要です。
HeaRでは、これまでに100社以上の採用コンサルティングを行っており、そのノウハウをもとに採用代行も行っています。特に、ベンチャー・スタートアップ企業の採用支援に強みを持っているのが特徴です。
候補者対応からスカウト、採用戦略や選考フローの練り直しまで、幅広い採用業務をご依頼いただけます。
採用活動の工数の大きさやノウハウ不足などに課題をお持ちの人事担当者さまは、ぜひお気軽にHeaRにご相談ください。
