会社説明会の重要性
近年、採用活動において会社説明会の重要性が増しています。株式会社リクルートが2023年卒の学生を対象に行なったアンケートによると、76.3%が会社説明会や座談会に参加した経験があると回答しています。
また、株式会社アイデムが行った調査では、会社説明会には参加したものの、その企業の選考には応募しなかったことがある就活生は78.3%にのぼることがわかっています。すなわち、会社説明会は求職者の企業選びにおいて、重要な判断材料になっているといえるでしょう。
特に会社説明会は、仕事内容を詳しく知るだけでなく、職場の雰囲気や社風を直接感じ取る機会でもあります。実際に会社に足を運ぶことで、思わぬ会社の一面が見え、志望度合いや志望動機がより明確になるケースも少なくありません。
そのため、企業は積極的に会社説明会を開催し、数多くの求職者との接点を持つことに加え、いかに自社の魅力を伝えるかが大切です。
会社説明会の実施に必要なもの
会社説明会を成功させるためには、準備から運営まで多くのステップが必要です。例えば、次のようなタスクが挙げられます。
- 会場の予約（合同説明会の場合は参加申込）
- 会社説明会用の資料作成
- プレゼンテーション資料の作成
- プレゼンテーションのリハーサル
- 会社説明会の開催告知、予約申込の対応
- 参加者名簿の作成
- 前日のリマインド
- 当日の受付対応
- 会社説明会の実施
- 説明会アンケートの作成・集計
- 説明会終了後のアフターフォロー
これらは説明会の開催頻度や規模に応じて業務負担も増えていきます。特に初めて説明会を実施する場合、予期せぬ事態に対応しなければならないことも多く、入念な準備と臨機応変な対応が求められます。
特に段取り不足により進行が遅れたり、不手際が生じたりすると、参加者の不満を招きかねません。結果的に選考辞退に繋がるリスクもあるため、事前の計画と入念な準備が必要です。
会社説明会を代行業者に外注するメリット
会社説明会を自社で実施する際、多くのリソースが必要となるため、その負担を軽減する方法として代行業者への外注が注目されています。
代行業者を活用することで、企業は説明会に関連する煩雑な業務をプロに任せ、採用活動の質を維持しながら効率的に進めることが可能です。ここでは会社説明会を代行業者に外注する具体的なメリットについて説明します。
人事担当者の負担が軽減する
説明会を実施するには、会場手配や資料準備、参加者管理、当日の進行など多くの業務が発生します。代行業者にこれらの業務を依頼することで、人事担当者は他の重要な業務に専念することが可能です。
特に、複数回の説明会や大規模な採用イベントを計画している場合、外部に任せることで業務効率が大幅に向上します。さらに、初めての説明会や経験が少ない場合でも、プロのサポートを受けることで安心して実施でき、進行の不安やストレスを軽減できる点も大きなメリットです。
プロのノウハウや知見が得られる
代行業者は多くの企業の説明会をサポートしてきた経験を持ち、専門的な知識やノウハウを備えています。業界ごとの特性に合わせた説明会の進行方法や、参加者に効果的にアピールする手法を熟知しているため、自社だけでは難しい高度な戦略を取り入れることが可能です。
また、業者の持つ最新のトレンドや、過去の成功事例をもとにした最適なアプローチを取り入れることで、より魅力的な説明会を実現できます。
採用の母集団形成につながる
会社説明会を成功させることで、採用の母集団を形成することができます。代行業者は、説明会の企画段階からターゲット層に響く内容を提案し、適切な告知方法を取り入れてくれるため、多くの求職者にリーチすることが可能です。
これにより、母集団の質を高め、企業に最適な人材との接点を増やすことが期待できます。また、説明会が効果的に運営されることで、企業の魅力を最大限に伝えられ、採用活動全体の成功に貢献します。
会社説明会を代行業者に外注するデメリット
会社説明会の外注には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。外注する際には、これらのデメリットを理解し、自社に合った対応策を講じることが重要です。ここでは、代行業者に外注する際に考慮すべきデメリットを詳しく説明します。
外注費が掛かる
会社説明会を外注する際、当然ながら外注費が発生します。代行業者の利用には、人員の手配やサービス内容に応じたコストがかかり、契約内容によって負担が大きくなる可能性があります。
これは企業の予算に大きく影響を与えるため、事前にしっかりと費用対効果を見極める必要があります。また、特定の業務だけを外注するなど、コスト削減の工夫も検討することが求められます。
代行業者によって対応品質が異なる
すべての代行業者が同じ品質のサービスを提供するわけではありません。業者ごとに得意分野や経験の差があるため、依頼する業者によっては、思った通りの結果が得られないことがあります。
特に、説明会当日の進行やスタッフの対応が企業のイメージに影響を与える可能性があるため、事前にしっかりと業者の実績を確認し、自社に合ったパートナーを選ぶことが重要です。
自社にノウハウが貯まらない
代行業者に説明会を任せると、業務の負担は軽減しますが、自社にノウハウが蓄積されにくいというデメリットもあります。特に今後、説明会を内製化したいと考えている企業にとっては、外注に依存しすぎると、経験や知識が社内に残らず、次回以降の実施が難しくなる可能性があります。
したがって、外注する際は代行業者からのフィードバックやマニュアルの提供を求めたり、担当社員を説明会に参加させてノウハウを吸収する工夫が必要です。
会社説明会代行の対応内容
会社説明会代行業者は、多岐にわたる業務をサポートし、企業の負担を軽減してくれます。外注する際に、具体的にどの業務を依頼できるかを把握しておくことが重要です。ここでは、代行業者が対応可能な具体的な内容について詳しく解説します。
会社説明会の告知・参加者への連絡
代行業者は、会社説明会の告知から参加者への連絡業務まで幅広くサポートします。企業にとって重要な候補者にリーチするために、効果的な告知方法を提案し、各種媒体を通じてターゲット層に情報を届ける役割を担います。
また、参加希望者へのフォローアップメールや案内も代行してくれるため、連絡の漏れを防ぎ、参加率を向上させることが可能です。この一連の作業を専門的に任せることで、人事担当者は他の業務に集中できる時間を確保できます。
合同説明会出展時の呼び込み
合同説明会に出展する際は、代行業者が求職者の呼び込みを支援します。ブースへの集客は採用成功の鍵となるため、業者は経験にもとづいた効果的な呼び込み方法を駆使します。
具体的には、パンフレットの配布や、魅力的なトークによるアプローチが含まれます。こうした活動は、限られた時間で多くの求職者と接触する機会を増やし、企業の認知度を高めることに繋がります。
ブース設営・撤収作業
ブースの設営や撤収は、会社説明会や合同説明会の開催時に不可欠な業務です。代行業者に依頼することで、煩雑な作業をすべて任せることができ、企業のスタッフは説明会本番に集中することができます。
また、インパクトのある装飾や自社らしさが伝わるブースを設営することで、求職者に対する企業の印象を向上させることができます。
プレゼンテーションの作成・発表
代行業者は、プレゼンテーション資料の作成や当日の発表も担当してくれます。企業の要望やビジョンを反映した内容をもとに、候補者に魅力的なプレゼンテーションを行います。
特に、企業の強みや特色を最大限にアピールするためのストーリーテリング技術を活用し、求職者に深い印象を残すことが可能です。また、プレゼンテーションのリハーサルも行うことで、当日のミスやトラブルを防ぎます。
社内説明会の企画・当日進行
社内で行う会社説明会でも、代行業者は全体の企画から当日の進行までサポートします。企業のニーズに応じたスケジュールを立て、タイムリーに進行するためのリハーサルや事前準備も代行します。
当日の運営は、受付対応や進行サポートなどをプロが行うため、企業は候補者とのコミュニケーションに専念でき、質の高い説明会が実現します。
候補者へのお礼メール・次回選考案内
説明会後のお礼メールや次回選考の案内も代行業者が担当します。採用プロセスの一環として、候補者とのフォローアップは重要です。
代行業者は迅速かつ丁寧なメール対応を行い、候補者に好印象を与えつつ、次のステップへとスムーズに進めてくれます。フォローアップを徹底することで、候補者の離脱を防ぎ、採用率の向上が期待できるでしょう。
会社説明会代行業者を選ぶ際の確認点
会社説明会を代行業者に依頼する際、業者の選定は非常に重要です。業者によって対応品質やサポート内容に差があるため、依頼前にいくつかのポイントを確認することで、期待通りのサービスを受けられるかを判断できます。ここでは、代行業者を選ぶ際に確認すべき重要なポイントについて説明します。
実績を確認する
会社説明会代行業者を選ぶ際には、まずその実績を確認することが重要です。自社と同じ業界や規模の企業を対象に、どれだけの経験を積んでいるかを見極めましょう。
実績が豊富な業者は、トラブルに対処するスキルや、効果的な集客方法を熟知しています。過去の成功事例や導入企業の声を確認することで、業者の信頼性や対応力を把握することができ、自社に合ったサービスを提供してくれるかを判断できます。
対応範囲を確認する
業者によって対応できる業務範囲が異なるため、代行依頼する際には、具体的にどこまで対応可能かを確認することが必要です。
告知から当日の運営、フォローアップまで全てを任せたいのか、一部の業務のみを依頼するのか、ニーズに応じたサービスが提供されているかを見極めましょう。対応範囲が広い業者であれば、説明会のスムーズな進行が期待でき、全体的な業務負担が軽減されます。
料金体系を確認する
料金体系は業者によって異なるため、事前に明確な見積もりを取得し、コストに見合ったサービスを提供してくれるかを確認することが重要です。パッケージ料金なのか、業務ごとに料金が発生するのかなど、料金体系をしっかりと把握し、予算に適したプランを選びましょう。特に、追加料金が発生するケースがあるため、見積もりに含まれる内容と含まれない内容を明確にしておくことが必要です。
フォローアップ体制を確認する
会社説明会終了後のフォローアップ体制も、業者選定における重要なポイントです。説明会終了後に候補者へのフォローがしっかりと行われるか、次回選考や採用活動全体に繋がる対応ができているかを確認しましょう。
アフターフォローが充実している業者を選ぶことで、説明会後もスムーズに採用プロセスが進み、より質の高い採用活動が実現します。
まとめ
会社説明会の実施は、企業にとって採用活動の重要なステップですが、多くの準備や運営に時間と手間がかかります。会社説明会代行サービスを利用することで、業務の負担を軽減し、質の高い説明会を効率的に実施できるようになります。
一方で、代行業者によってサービス内容や特徴が異なります。代行業者を選ぶ際は、実績や対応範囲、料金体系、フォローアップ体制をしっかり確認し、自社に合ったパートナーを見つけることが大切です。魅力的な説明会を通じて、優秀な人材を確保しましょう。
