オンボーディング完全ガイド!新入社員のエンゲージメント向上施策を徹底解説

「オンボーディングの成否は、社員のエンゲージメントに大きく影響する」 とHR業界では言われています。

とはいえ 「オンボーディングって何から始めたらいいの?」 「オンボーディングってどこまで設計するべきなの?」 という方も多いと思います。

また、2020年に端を発する新型コロナウィルスの感染拡大により、リモートワーク下でのオンボーディング施策について課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

HeaRでは累計100社以上の採用戦略の策定を実施してきました。本記事ではその知見をもとに、オンボーディングの重要性や設計プロセスについて、事例と併せてご紹介します。リモートワーク下で効果的に機能するオンボーディング施策についても触れていきます。

具体的には、

  • リモートワークで高まるオンボーディングの重要性
  • オンボーディングのプロセス
  • オンボーディング施策の事例

などをテーマに、重要なポイントをご紹介していきます。

1. オンボーディングの重要性

オンボーディングとは「新入社員の『順応』『育成』『定着』を行うための一連のプロセスのこと」を意味します。飛行機や船に乗り込んでいるというon boardが語源になっています。

では「なぜオンボーディングが注目されるのか」について詳しくご説明します。昨今採用市場の変化や新型コロナウイルスの拡大に伴うリモートワークの一般化によりオンボーディングの重要性は益々高まっています。

採用競争の激化

新型コロナウイルス感染拡大の影響で有効求人倍率が落ち込み、採用競争は激化しています。また求職者が企業に対して「情報のオープン化(透明性)」を求める声が高まっており、採用ブランディングの観点で各社のオンボーディング施策も公開されるようになりました。

また、ポテンシャル層の育成はもちろんのこと、即戦力期待人材へのオンボーディングも重要な意味を持ちます。前の会社で発揮していた強みが、新しい環境の中で花咲かないケースも考えられることから、そのスムーズな移行のためにも、オンボーディング体制を整えることは非常に重要なのです。

また優秀な人材を採用することが難しいため、オンボーディング体制を構築した上でポテンシャル層を採用し、自社で人材を育成する必要性も高まってきました。

採用手法の多様化による採用単価の高騰

採用競争の激化に伴い、企業の採用手法も多様化しています。そのため優秀な人材を獲得するためには自社の採用力を高めながら、新しい採用手法にも取り組まなければいけません。結果として採用活動全体にかかる費用が高騰しています。

費用も苦労もして採用を1名成功できたとしても、オンボーディングがしっかり設計できていない場合は早期離職に繋がる可能性が高まります。オンボーディングをしっかり設計すれば人材が定着し、長期に活躍するため全体的な採用コストが抑えられます。

コロナウイルス感染拡大に伴うリモートワークの一般化

昨年より新型コロナウイルス拡大に伴い、リモートワークが一般化するようになりました。オフィスで顔を合わせる機会がないため、随時コミュニケーションを取ることが難しくなっています。 そのためオンラインでのオンボーディングにて教育や育成のプログラムをしっかり設計し、新入社員が必要な知識を体系的に身につけるための仕組み作りが必要になってきました。

2. オンボーディングを実施するメリット

新入社員を早期に戦力化する

どんなに優秀な人材だったとしても、既存の社員と比較した場合当然情報の格差が生まれるため、今まで持っていなかった知識を習得しなければいけません。そのためオンボーディングを通じて自社に必要な知識やスタンスを身につけて頂くことで新入社員を早期に戦力化することができます。

新入社員の定着率向上により、採用コストが削減できる

オンボーディングがしっかり設計されていなければ社員が早期に活躍することが難しいため、ついていけず社員が早期退職してしまう可能性が高まります。採用するためにもコストがかかり、また代わりの人材を採用するためにも相当なコストがかかります。オンボーディングを設計し、早期退職を防ぎ、採用コストが削減されます。

エンゲージメントの向上により、組織力・生産性の向上が見込める

日本で働く社員の会社に対するエンゲージメントは世界最下位と言われています。エンゲージメントを高めることは社員にとってプラスになるだけではなく、事業成長にも大きく影響します。ある調査によるとエンゲージメントの高い組織はそうではない組織と比較して生産性が31%向上するという結果も出ました。

オンボーディング施策の成熟度は社員に対する教育・育成のリテラシーの高さと比例します。オンボーディングを適切に行い、入社における不安を払拭することは社員のエンゲージメント向上にも繋がるのです。そして結果として組織力・生産性が高まります。

3. オンボーディングの3Step

続けてオンボーディングを設計するための3Stepについて解説します。 自社でオンボーディングプログラムを改善したい、または新しく設計したい場合はぜひ参考にしてみてください!

Step1. 準備フェーズ:オンボーディングの要件定義

オンボーディングの施策を実行する前に組織課題と照らし合わせて「自社にとってどういったオンボーディングをするべきなのか」という点を明確にすることが重要です。

Step1では自社のオンボーディングプログラムを要件定義するための方法についてご説明します。

社員の声に耳を傾ける(ヒアリングする)

実際に活躍している社員の声は最も貴重な情報源です。既存の社員に対して「新入社員時代、こんなオンボーディングがあれば良かった」と考えていた施策について聞いてみましょう。

組織の課題を明確にする

オンボーディング施策は組織課題と連動していく必要性があります。マネジメント層が足りていないのであれば、将来的にマネージャーになるような教育プログラムが必要です。この中では採用におけるターゲットやペルソナ像を考慮しなければならないでしょう。

オンボーディングの目標設定、プログラムの策定

組織課題を明確にできたら、次は目標設定です。新入社員の理想状態を定義し、理想に近づくための目標を設定します。目標が設定できたら、達成するためのオンボーディングプログラムを策定していきましょう。

社員の理解を得る

オンボーディングには社員の協力が必要です。協力を仰ぐためには「なぜオンボーディングをするのか」「なぜこういったプログラムでオンボーディングを進めていくのか」認識統一をしておく必要があります。きちんと目的と理想状態を共有して、社員の方にご協力頂きましょう。

Step2. 実行フェーズ:オンボーディング施策の実行

自社内のオンボーディングプログラムが設計できたら、早速実行に移しましょう。新入社員と期待値を調整した上で実行していくことが重要です。

新入社員との期待値をすり合わせる

新入社員と1on1を通じて期待値調整をしましょう。会社として新入社員に対して1ヶ月後、3ヶ月後、6ヶ月後にどういう状態になって欲しいのか。理想状態を明確に伝えましょう。その上で新入社員の生の声を聞き、チャレンジングでありながら努力すれば可能な段階で目標を設定することが大切です。

施策実行

実際にオンボーディング施策を運用していきましょう。施策を実行する中で「できていること」「できていないこと」を整理し、次の施策に活かしていきましょう。

Step3. 振り返り

オンボーディング施策を実行したらきちんと振り返りをしましょう。事業成長に伴って採用活動は継続していくものです。次に入社する社員がしっかり馴染めるようにプログラムは常にアップデートしていくことです。

振り返りと改善

オンボーディングの振り返りをするためには、実際に振り返り項目や評価指標を設定することが重要です。 一例として、弊社が実際に設計したオンボーディング開始30日目、90日目、終了後のチェック項目をご紹介します。

オンボーディングプログラムを体験した新入社員からアンケートを取って率直な意見を求めるのもオススメです。「もっとこういうプログラムが欲しかった」という意見があれば、積極的に取り入れて改善していきましょう。

エンゲージメントを高めるオンボーディング施策に関する資料は下記リンクからダウンロードしていただくことができますので、是非チェックしてみてください!

4. オンボーディング施策の事例

  • ビットキー社

ビットキー社はサッカー型の組織と題し、様々なオンボーディングプログラムを実行しています。ファーストゴールとは、新入社員がオンボーディング期間である60日以内に出す成果目標のことです。その他オンボーディングプログラム終了後に「全社員から称賛を集める渾身の一枚スライド(コンイチ)」など個性的な施策に取り組んでいます。

ファーストゴール!オンボーディング制度をご紹介します。|株式会社ビットキー|note

  • SanSan社

SanSan社ではオンラインでの研修を通してオンボーディングを行っています。インプットとアウトプットのフェーズを分けて取り組むことで知識の定着率向上を狙っています。また毎年オンボーディングプログラムのコンセプトを設計し、既存の社員・新入社員とで目線を合わせながら、オンボーディングプログラムに取り組める体制を作っています。

【Sansan編】新入・中途社員のオンボーディングのコツ/エンゲージメント向上事例|wevox(ウィボックス)

  • グットパッチ社

グットパッチ社は組織崩壊があった経験から、社内の体制作りを行うために様々な施策に取り組んでいたそうです。代表的な施策として離職率を削減するために行った「1・3・6インタビュー」があります。これは直属の上司以外の人が入社後1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月でインタビューを行うというものです。従業員の生の声をきちんと回収することで自社の離職防止に繋げています。

グッドパッチの離職率改善を支えた施策「1・3・6インタビュー」|Penpen|note

5. オンボーディングで活用できるツール

Notion

Notionはあらゆる情報を一元管理できるドキュメンテーションツールです。Notionはボード機能やタイムライン機能などでタスク管理ができるため、オンボーディングツールとしても有効と言えます。

https://www.notion.so/

Notionについて詳しくはこちらで解説しています!

Notionを活用した採用サイト制作方法を徹底解説

HRBrain

HRbrainは人事評価から人材データ活用、タレントマネジメントまで一気通貫で活用できるクラウド型の人材管理システムです。オンボーディングに欠かせない目標設定も簡単に行うことができます。

https://www.hrbrain.jp/

HiManager

HiManagerはリモートワーク時代に必要なリアルタイム評価を提供するツールです。目標設定(MBO/OKR)、1on1、フィードバック、エンゲージメントサーベイなど自社の組織開発に必要な機能を幅広く備えているのが特徴となっています。

https://himanager.me/

Winstant

Winstantはジョブの実行とマネジメントに特化した評価管理ツールです。従業員のマネジメントをスコアリングできるため、オンボーディングの精度についても検証することができます。また、1on1を効率化できる機能も備えたツールになっています。

https://www.wistant.com/

6. まとめ

オンボーディング施策は自社のミッションやビジョン、バリュー、組織体制、事業内容など様々な要素を考慮して設計するべきです。オンボーディングをうまく設計できれば自社のエンゲージメントが向上し、定着率が向上、そして事業成長に繋がります。オンボーディングの設計にお困りの際はHeaRにご相談ください!

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